こんにちは。しなくらです。
日常的に tryshift と Clickup というwebアプリを利用し業務効率化を図っています。
タイトルはもちろん、この 2製品 について期待しているわけですが、使いこなすためにはアプリをさわれる時間を作る必要があります。
2020年はコロナに始まりとにかく自分の時間を作るのが難しい１年でした。
今年こそは振り返りの時間を作ろうと決意し、さっそく2020年の振り返り～業務編～を行いました。
備忘録のようにただ書き連ねてみたので支離滅裂かもしれません。
未来の私が振り返った時に読むページとして成り立てば達成とさせてください。
2020年の目標は
- 抱えていた仕事をメンバーに依頼する
- 日、週、月、年で発生する業務をメンバーなら誰でもできるようにする
- リモートで業務遂行できる環境構築
社内システム管理とマネージャー層の業務フォローという「情シス（何でも屋さん）」として働いています。
家庭の事情で出勤は週2日しかできないため、2020年は常勤のメンバーを1人採用いただきました。
そのため、１・２の課題目標をたてました。
３はコロナ禍でやむなく発生した課題です。
達成できたか
①抱えていた仕事をメンバーに依頼する：６０％
「ログインできなくなった」
「わからないメッセージが表示されるようになったので消してほしい」
「今日中に新入社員ののアカウントを作成できる？」
情シスあるあるの細々とした問い合わせ対応が常勤メンバーでも可能なように権限委譲を行いました。
- アカウント管理
- PCや電話機、ITサービスなどの資産管理
- リモート接続などのインフラ整備
管理帳簿はGoogleスプレッドシートを情シス2名で共有している状況です。
社員からの問い合わせ対応には事足りるとのことで、私自身の対応件数が軽減しました。
一部は目標達成です。
資産管理についてはどこまで情シスが管理するか、まだ総務との線引きが不明確なため、管理業務としてはまだ課題が残るところです。
②日、週、月、年で発生する業務をメンバーなら誰でもできるようにする：３０％
システム開発後のバグや機能改善など、すぐには解決できないが致命的でない課題は手動対応してきました。
手動といっても大量データを取り扱うので、ある程度のITリテラシーが求められる作業です。
業務分担をしてもらうためには、実際の作業をレクチャーしながらITリテラシーを高めてもらう必要がありました。
1つ目はマニュアルを事前にしっかり作成し1人の社員にレクチャーし、業務移管に成功しました。
2つ目もマニュアルを作成しましたが、3人同時レクチャーを開催したところうまくいきませんでした。
各人のリテラシーに合わせたレクチャーでないと進まない、と思い1人ずつリモートで実施し作業開始できました。
しかし定期作業におけるルールや担当まで計画できなかったため、保留（先延ばし）になりました。
誰がその業務を対応するか、はこちらで決めるより部署内で決めてほしいですが、そこまで誘導できなかったのが反省点です。
③リモートで業務遂行できる環境構築：５０％
2020年2月に Google Workspace （旧 Gsuite Business ）を契約したところでコロナ禍による在宅勤務体制の構築を求められました。
2019年よりGmailは整備済みのため顧客対応は継続でしたが、社内共有手段が未整備でした。
チャットツール：Slack
ドキュメント共有：Googleドライブ
リモート会議：Google Meet
緊急で導入した割にはすぐに使い慣れてもらえましたが、「緊急時のみ」という利用状況終わってしまい、もったいなさが残ります。
2021年もまだまだコロナ禍による影響を受けそうなので、自社にあったツール選定の振り返りが必要です。
2020年のまとめ
各業務の振り返りの時間を持つことができず、次から次へと課題対応しているため目標達成できていない状況です。
そもそも「ゴールの設定」「どうあるべきか」まで定義せず課題対応することが多いため、未達成になりやすいと感じました。
2021年の目標は。達成するためには。
①資産管理を一覧化し、システム年間予算をたてる
現在管理している分の資産管理表を作成（契約更新、PCリプレイス、新規ツール導入）
総務と管理範囲を決める（情シスはITシステム関連のみ、など）
②定期タスクを業務移管する
まず移管したい業務を一覧化し、今後共有していきたい業務であることを宣言する
定期業務の中でメンバーと優先度を事前に決め、順にレクチャーしていくスケジュールを組む
③リモートで業務遂行できる環境構築
Googleドライブによるデータ整備・管理について部署マネージャーへアドバイスする
リモート会議で定期ミーティングを行い、課題優先度を決める
Slackを社内連絡網として展開する
期待しているアプリ
Clickup
情シスメンバーではタスク管理として利用していますが、他部署の業務に置き換えて利用できるかまだ検討中です。
2021年はモバイルアプリの機能アップデートが多く予定されているので期待しています。
Notionが日本語対応してきたので、Clickupも日本語対応されたら、日本人ユーザーも増えそうです。
tryshift
複数のwebサービス、webアプリを1つのアプリで管理できる tryshift という製品を、個人的に2年以上利用してきました。
Gmailアカウントの切り替えが楽になり、複数のwebサービスへ楽にアクセスできるようになります。
2020年にチーム利用のための Workspace という機能が追加され、社内で利用するwebサービスを統一化して展開できそう、というソリューションがたてられそうです。
まとめ
はじめは備忘録程度の1年の振り返りをブログに公開する必要があるのか？と思いました。
でも書いてみることでフワッとしたイメージを言語化し、未達成課題でも無駄ではないことを実感できました。
業務改善とは止まらないプロジェクトですが、達成感もある仕事です。
ツールに頼ってばかりいられませんが、新しいwebサービスに出会えるとワクワクします。
仕事してるのにワクワクするこの気持ちを、社員にも共有できればなぁ、と常々考えています。
今年はもっと会話することを面倒がらず、社員と向き合って課題解決していこうと思います！
ちなみにそんな気持ちにさせるwebサービスが tryshift と Clickup です（やや強引）
こんなに愛用しているので、今年は紹介ページも書いてみたいと思います。
